５月１４日（木）、１５：００から、JAAGA事務所において、平成２１年度JAAGA総会（５月２１日（木））の事前準備調整会議が実施された。廣瀬理事長以下実行委員１６名が参集し、総会、講演会及び懇親会の準備状況、実施要領の確認が行われた。実行委員の力を合わせ互いに協力しながら総会を成功させようとの理事長の挨拶を持って会議は締めくくられた。なお、終盤には遠竹会長から最新の情報と労いの言葉があった。（源理事記）

　主な確認事項等は、次の通り。
　・総会；15：00〜16：15（2階、白樺の間）
　・講演会；16：30〜17：50（2階、白樺の間）
　・懇親会；18：00〜20：00（3階、瑠璃の間）
　・控え室；「琵琶の間」（日）、「鼓の間」（米）
　・正会員249名に対して参加者及び委任状提出者の合計が80％以上となり、
　　総会は成立する。
　・総会時、ハードコピーは使用しない。
　・講演は第18航空団司令であるが、演題は検討中。
　・自衛官の服装は第1種で、米軍もそれに合わせる。JAAGA役員は役員用
　　ネクタイ着用。
　・懇親会の来賓として国会議員2名参加の予定。
　・懇親会参加者は、変動はあるが、170名規模になる模様。
　・実行委員は、概ね1時間前に集合。